Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

25 EXPERTS UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Moitzfeld 17, 51429 Bergisch Gladbach
vertreten durch den Geschäftsführer Maximilian Hempel
Telefon: +49 151 67607569 · E-Mail: info@25-experts.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Bestellpflicht nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst Du uns unter der genannten E-Mail-Adresse.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei Hostinger gehostet (Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern). Der von uns genutzte Server steht in Düsseldorf, Deutschland; die Daten verlassen die Europäische Union nicht. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten in Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten dienen der Auslieferung der Seite, der Sicherheit und der Fehleranalyse und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Die Logfiles werden vom Hoster nach dessen Standardfristen automatisch gelöscht, in der Regel nach spätestens 30 Tagen.

Diese Website setzt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbe-Technologien ein. Nach dem Absenden einer Anfrage wird ein technisch notwendiges Cookie (x25_receipt) für höchstens zehn Minuten gesetzt. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung; serverseitig wird damit der Eingangsbeleg mit Edition und E-Mail-Adresse für die Bestätigungsseite zugeordnet. Die Angaben werden nicht für Analysen verwendet. Schriften, Fotos und Skripte werden ausschließlich von unserem eigenen Server geladen; Inhalte von Drittanbietern (etwa Karten, Videos, Social-Media-Einbettungen) werden nicht nachgeladen. Es findet keine Profilbildung statt.

3. Anmeldung zu einer Edition

Wenn Du Dich über das Anmeldeformular einer Edition anmeldest, verarbeiten wir die dort angegebenen Daten: Name, Unternehmen, Unternehmenstyp (Versicherer, Maklerpool, Versicherungsvertrieb oder Sonstiges), Funktion, Ebene (Teamleitung, Abteilungsleitung, Bereichsleitung, Vorstand, Vorstandsassistenz oder Sonstiges), geschäftliche E-Mail-Adresse, LinkedIn-Profil (freiwillig), Deine offenen Fragen zum Thema der Edition sowie den Zeitpunkt der Anmeldung.

Zweck: Abwicklung Deiner Anmeldung einschließlich der persönlichen Prüfung vor der Zahlung, der späteren Buchung (Rechnung oder PayPal), der Vorbereitung anhand Deiner freiwilligen ergänzenden Antworten, Kontrolle der Teilnahmebedingungen (Zugehörigkeit zu einem Versicherer, Maklerpool oder Versicherungsvertrieb; der Veranstalter behält sich vor, Anmeldungen für ungültig zu erklären, wenn die Teilnahmebedingungen nicht erfüllt sind), Durchführung der Veranstaltung und die dazugehörige Kommunikation (Bestätigung, Ticket, organisatorische Hinweise, Versand des Dissenspapiers). Wählst Du die Zahlung per PayPal, verarbeitet PayPal Deine Zahlungsdaten in eigener Verantwortung; es gelten die Datenschutzhinweise von PayPal.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Deine Anfrage und Erfüllung des Vertrags). Soweit wir Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichern, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Ablauf und Empfänger: Das Formular wird auf unserem Webserver bei Hostinger (Abschnitt 2) verarbeitet und per E-Mail an unser Postfach info@25-experts.de übermittelt; Du erhältst automatisch eine Eingangsbestätigung. Die Anfragen und Buchungen werden in einer zugriffsgeschützten Datenablage auf unserem Webserver gespeichert. Ergänzende Vorbereitungsantworten und Rückmeldungen sind nur für das Organisationsteam zugänglich; das freigegebene Dossier und interne Dissenspapier stehen den zugelassenen Teilnehmern über persönliche Links zur Verfügung. Bitte teile diese Links nicht mit anderen. Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung des Formulars hält der Server für höchstens eine Stunde einen nicht rückrechenbaren Prüfwert aus Deiner IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); danach wird er verworfen. Die Anmeldungen verwaltet das Organisationsteam intern; Kooperationspartner und Impulsgeber erhalten keine Anmeldedaten. Die Einladung in eine gemeinsame WhatsApp-Gruppe der Teilnehmenden und zu Community-Events der Serie erfolgt nur mit Deiner Zustimmung. Die Teilnehmerliste einer Edition (Name, Unternehmen, Funktion) wird den zugesagten Teilnehmern derselben Edition zugänglich gemacht, damit der Austausch am Tisch möglich ist; Kontaktdaten geben wir nur mit Deiner Zustimmung weiter.

Speicherdauer: Anmeldedaten löschen wir spätestens sechs Monate nach der Edition, auf die sich die Anmeldung bezieht; bei einer für ungültig erklärten Anmeldung oder einem Wartelistenplatz entsprechend spätestens sechs Monate nach der Edition. Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir für die gesetzlichen Fristen nach § 257 HGB und § 147 AO auf, längstens zehn Jahre.

Pflichtangaben: Die im Formular als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die Bearbeitung der Anmeldung erforderlich; ohne sie können wir die Anmeldung nicht bearbeiten. Die offenen Fragen und das LinkedIn-Profil sind freiwillig.

4. E-Mail-Versand und Kontakt

Bestätigungen, Rechnungen, Tickets und die Kommunikation vor und nach der Edition versenden wir über die E-Mail-Postfächer unserer Domain bei Hostinger als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2). Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name und Inhalt der Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir Deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichem Bezug, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Die Daten löschen wir, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens nach zwölf Monaten.

5. Foto- und Videoaufnahmen bei den Editionen

Bei den Editionen fertigen wir oder von uns beauftragte Fotografen Foto- und Videoaufnahmen an. Sie dienen der Dokumentation der Veranstaltung, der Berichterstattung über das Format (Website, LinkedIn, Presse, Unterlagen für Kooperationspartner und Teilnehmer) und der Ankündigung kommender Editionen. Aufnahmen finden ausschließlich in angekündigten Fotomomenten beim Empfang und am Abend statt. Während der fachlichen Arbeitsphasen werden weder Fotos noch Videos oder Tonaufnahmen angefertigt. Es gilt die Chatham House Rule.

Rechtsgrundlage: Für die Anfertigung und die Veröffentlichung von Übersichts- und Stimmungsaufnahmen stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KUG). Du kannst der Aufnahme und der Veröffentlichung jederzeit widersprechen: vor der Edition per E-Mail, vor Ort bei der Anmeldung (Du erhältst eine gut sichtbare Kennzeichnung, und wir stellen sicher, dass Du nicht erkennbar abgebildet wirst) oder nachträglich, dann entfernen wir betroffene Aufnahmen aus unseren Kanälen, soweit uns das technisch möglich ist. Für Aufnahmen, die Dich als Einzelperson in den Mittelpunkt stellen (etwa Porträts, Zitatkacheln, Interviewsequenzen), holen wir vorab Deine Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Über die Aufnahmen informieren wir zusätzlich in der Anmeldebestätigung und vor Ort.

Speicherdauer: Veröffentlichte Aufnahmen bleiben so lange online, wie sie für die Berichterstattung über das Format relevant sind, längstens fünf Jahre; Rohmaterial löschen wir spätestens zwei Jahre nach der Edition. Bei Widerspruch oder Widerruf löschen wir früher.

Der 26. Experte: Die Fragen an die eingesetzten KI-Werkzeuge und deren Antworten werden protokolliert und in der internen Ausgabe des Dissenspapiers dokumentiert. Eine öffentliche Kurzfassung bedarf einer gesonderten inhaltlichen Freigabe. Dabei werden keine personenbezogenen Daten und keine vertraulichen Unternehmensdaten eingegeben.

6. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten sind, soweit oben genannt, unser Hoster (Hosting, Formularverarbeitung, E-Mail-Postfächer) sowie unser Steuerberater für die Buchhaltung und, für die Durchführung, der Veranstaltungsort und das Catering ausschließlich mit den für die Durchführung nötigen Angaben (Teilnehmerzahl, gegebenenfalls Namensschilder und von Dir mitgeteilte Unverträglichkeiten). Kooperationspartner und Impulsgeber erhalten keine pauschalen Anmelde- oder Kontaktlisten. Eine persönliche Kontaktvermittlung erfolgt nur nach gesonderter Zustimmung der beteiligten Personen. Für eine gewählte PayPal-Zahlung oder einen von Dir aufgerufenen externen Online-Meeting-Dienst gelten ergänzend die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

7. Deine Rechte

• Auskunft über die zu Deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere gegen Foto- und Videoaufnahmen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wende Dich dazu formlos an info@25-experts.de. Wir antworten in der Regel innerhalb von zwei Wochen, spätestens innerhalb eines Monats.

8. Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

9. Sicherheit und Änderungen

Die Übertragung dieser Website und des Anmeldeformulars ist per TLS verschlüsselt (https). Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert, etwa bei Einführung eines Analyse-Werkzeugs oder eines Zahlungsdienstleisters. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 18.08.2026